Wer ein betriebliches Fahrzeug auch privat fahren darf, hat gerade in Zeiten hoher Kaufpreise und Betriebskosten erhebliche Vorteile. Allerdings hält das Finanzamt für diese private Nutzung die Hand auf: dabei ist entweder eine Versteuerung mit 1% des Bruttolistenpreises monatlich oder ein Nachweis mit der Fahrtenbuchmethode geboten. Je geringer der private Nutzungsanteil ist, umso mehr wird bei einem Fahrtenbuch gespart. Leider sind die Anforderungen hoch.
So sind bei Betriebsprüfungen immer wieder unzutreffende Kilometerangaben, fehlende Eintragungen von Tankstopps oder mangelnde Plausibilität des Spritverbrauchs Anlass gewesen, das günstigere Fahrtenbuch zu verwerfen und den Privatanteil mit der 1%-Regelung nachzuversteuern. Aber selbst bei einem vollständig ordnungsgemäßen Fahrtenbuch drohen Gefahren an anderer Stelle. Denn der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 15.12.2022 (VI R 44/20) als weitere Voraussetzung angesehen, dass sämtliche Kfz-Kosten belegmäßig erfasst werden.
Eine Schätzung von belegmäßig nicht nachgewiesenen Aufwendungen, insbesondere von Treibstoffkosten, schließt die Anwendung der Fahrtenbuchmethode für die Bemessung des geldwerten Vorteils aus der Überlassung eines betrieblichen Kfz aus, so der BFH. Das gilt erst recht, wenn diese Kosten nach den vom Hersteller angegebenen Durchschnittsverbräuchen mit durchschnittlichen Literpreisen berechnet werden. Auch ein vorsorglicher „Sicherheitszuschlag“ bei den Kosten nütze nichts.
Deshalb wichtig: Belege und Nachweise sammeln! Denn der BFH unterstreicht in der Urteilsbegründung, dass es einem Steuerpflichtigen zumutbar und möglich sei, sich Belege und Nachweise für die entstandenen Kfz-Kosten zu beschaffen und aufzubewahren. Auch eine Teilschätzung der Kosten sei ausgeschlossen, urteilte der BFH.
Im Übrigen gehört zu einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch die zeitnahe Eintragung jeder einzelnen Fahrt mit Kilometerstand am Anfang und Ende; bei betrieblichen Fahrten sind auch Fahrtziel und Fahrtroute sowie Namen der aufgesuchten Gesprächspartner zu vermerken. Glücklicherweise reicht bei privaten Fahrten die Angabe „privat“ aus. Und das Fahrtenbuch muss „gebunden“ sein; eine Lose-Blatt-Sammlung würde von vornherein verworfen, weil sie nicht manipulationssicher ist.